REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24§
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) 13 artikla

1. Rekisterin pitäjä

Sanimaja Oy
Matkailutie 250, 85100 KALAJOKI
Puhelin: 08-466 682
Y-tunnus: 0876870-0

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hannu Kananen
Sanimaja Oy
Puhelin: 08-466 682

3. Rekisterin nimi

Sanimaja Oy:n asiakasrekisteri (jäljempänä myös rekisteri)

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain (HetiL 523/1999) 8 § kohtaan 5, mikä oikeuttaa henkilötietojen käsittelyn, kun rekisteröidyllä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys rekisterinpitäjään. EU:n tietosuoja-asetuksen (artikla 6, kohta b) mukaan henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot yhteydenottoa varten:

• etunimi ja sukunimi

• katusoite, postinumero ja postitoimipaikka

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• mahdollinen yritys ja toimipiste

Asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja:

• asiakkaan tilaus- ja laskutustietojen ylläpito

6. Tietojen kerääminen ja käsittely

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä sekä asiakaspalautejärjestelmistä, kuten myös yhteydenottolomakkeella yrityksen verkkosivuilta. Henkilötietoja käytetään:

• asiakaspalveluun

• identifiointiin

• laskutukseen

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Sanimaja Oy voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Tietojärjestelmiin tallennetut ja niissä käsiteltävät henkilötiedot on suojattu teknisillä toimenpiteillä ja niiden käyttöoikeudet on rajattu vain niille henkilöille, joiden työnkuvaan asiakastietojen käsittely kuuluu.

9. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain (HetiL 523/1999) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot (26§, 27§), oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua (29§), oikeus kieltää (30§) antamiensa tietojen käytön muuhun kuin asiakassuhteen hoitamiseen liittyviin tehtäviin (luettelo kohdassa 5).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30§:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainonnassa, etämyynnissä ja muussa suoramarkkinoinnissa.
Henkilötietojen käsittelyä koskevan pyynnön tulee olla kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai pyynnön voi esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (HetiL 523/1999 28§). Pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

TIETOSUOJA- JA EVÄSTEKÄYTÄNTÖ
(HetiL 523/1999, 10 §)

HENKILÖTIETOJEN TIETOSUOJA
Sanimaja Oy kerää nettisivun yhteydenottolomakkeella asiakkaan henkilötietoja asiakaspalvelua varten. Asiakkaan antamia tietoja käytetään yhteydenottopyyntöön ja palautteeseen vastaamiseen sekä muuhun asiakaspalveluun.
Yhteydenottolomakkeen pakollisina kenttinä ovat henkilötiedoista nimi ja sähköpostiosoite. Muita pakollisia kenttiä ovat yhteydenoton aihe sekä viesti.
Tietoja säilytetään vain niin kauan, Sanimaja Oy jakaa henkilötietoja organisaation sisällä vain siinä laajuudessa, kuin se on palvelun suorittamiseksi ja kehittämiseksi tarpeen. Tietojen luovuttaminen tapahtuu voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa kolmannen osapuolen toimittamien palvelujen toteuttamiseen.
Annettuja yhteystietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.
Henkilötiedoista syntyvää rekisteriä suojataan Sanimaja Oy:n rekisteriselosteessa kerrotulla tavalla. Henkilötietolain 10§:n mukainen rekisteriseloste on nähtävissä Sanimaja Oy:n nettisivuilla.
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista sekä oikeus pyytää rajoituksia henkilötietojen käsittelyyn, mikäli tietoa käytetään muihin tarkoituksiin kuin palvelun suorittamiseen.

EVÄSTEET

Sanimaja Oy:n nettisivuilla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Evästeet keräävät tietoa sivuston käyttäjien käyttäytymisestä sivustolla, ja tämän evästeiden antaman palautteen avulla pystytään parantamaan sivujen sisältöä. Evästeitä käytetään siten, että asiakkaille voidaan tarjota kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia palveluita ja tietoja. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Sanimaja Oy -sivuston evästeitä voidaan hyödyntää nettisivujen käytettävyyden kehitykseen (Google Analytics tai muu vastaava kolmannen osapuolen analytiikka- ja seurantapalvelu) sekä yrityksen markkinointitarkoituksiin (Google AdWords tai muu vastaava mainoskanava). Nettisivujen evästeet keräävät demografiatietoja, joista voi selvitä käyttäjän ikä ja sukupuoli, sekä aihepiiritietoja kiinnostuksen kohteista.

Mikäli nettisivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Sanimaja Oy:n saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Internet Explorer -selainohjelman ”Työkalut” -valikosta löytyvän ”Internet asetukset” -valikon kautta kohdasta ”Suojaus”.

Lisätietoa Google Analyticsista löytyy osoitteessa http://www.google.com/analytics. Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä voi kieltäytyä lataamalla selaimeen lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Evästeiden toimintaa rajoittaessa on kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia ylläpidettyjen sivujen ja tarjottujen palveluiden asianmukaiselle toiminnalle.

Sanimaja Oy pidättää oikeuden muuttaa tietosuoja– ja evästekäytäntöjään. Kun käytäntöjen muutoksia julkaistaan, tietosuoja- ja evästekäytännön yläosassa näkyvä voimaantulopäivä muuttuu päivämääräksi, jona muutokset astuvat voimaan.

Mahdolliset yhteydenotot asiaan liittyen:
Hannu Kananen
Sanimaja Oy
Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
08-466 682, 08-422 305